Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Bayerwald Automaten UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG
Brückl 37
93413 Cham
Deutschland
E-Mail: bayerwaldautomaten@gmx.de

2. Hosting und Server-Protokolle

Das Portal wird auf einem Server der IONOS SE betrieben. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Referrer, Browser- und Betriebssystemangaben, Statuscode und übertragene Datenmenge. Dies dient der sicheren Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Benutzerkonto und E-Mail-Bestätigung

Bei der Registrierung verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort in gehashter Form sowie Zeitpunkt der Datenschutzbestätigung und E-Mail-Verifizierung. Diese Daten benötigen wir, um das Konto bereitzustellen, unberechtigte Nutzung zu verhindern und Reservierungen eindeutig zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Reservierungen und Teilnehmerdaten

Für die Bearbeitung einer Reservierung verarbeiten wir Angaben zum Besteller, zur Rechnungsanschrift, zu Reisezeitraum und Unterkunft sowie Teilnehmerdaten. Dazu können Name, Spielername, Spitzname, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Kleidungsgrößen, Personalisierungswünsche, Produktbestellungen, Preise, Zahlungsstatus und bereitgestellte Rechnungen gehören. Das Geburtsdatum wird insbesondere für altersabhängige Preise benötigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gesetzlich erforderliche Aufbewahrung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Bei Gruppenbuchungen erhalten wir die Angaben weiterer Teilnehmer vom Besteller, nicht zwingend von den Teilnehmern selbst. Verarbeitet werden die oben genannten Daten zur Zuordnung und Durchführung der gemeinsamen Reise und der gewählten Angebote. Soweit der Teilnehmer nicht selbst Vertragspartner ist, stützen wir diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse und das des Bestellers bestehen in der ordnungsgemäßen Abwicklung der Gruppenreservierung. Bitte stellen Sie diese Datenschutzhinweise auch den mitreisenden Personen beziehungsweise deren Sorgeberechtigten zur Verfügung. Betroffene Teilnehmer können sich unabhängig vom Benutzerkonto des Bestellers an uns wenden.

Preise, Produktbezeichnungen, Größen und Personalisierungsangaben werden als Buchungsstand gespeichert. Spätere Änderungen am Angebot verändern diesen historischen Stand nicht. Bei einem Rechnungsaustausch bleiben frühere Dokumentversionen für berechtigte Administratoren nachvollziehbar; der Besteller kann die aktuelle Rechnung seiner Reservierung herunterladen. Zahlungen werden manuell erfasst. Das Portal verarbeitet keine Kreditkarten- oder Onlinebanking-Zugangsdaten und führt keine Rückzahlungen aus.

5. Empfänger und Veranstaltungsabwicklung

Administrativen Zugriff erhalten berechtigte Administratoren. Die beim Event hinterlegte organisatorische Kontaktperson erhält Benachrichtigungen zur Abwicklung; daraus entsteht kein automatischer Administratorzugriff. Erforderliche Angaben können zur Durchführung der Reise an die gebuchte Unterkunft und weitere beteiligte Leistungspartner übermittelt werden, bei Reisen nach Slowenien auch an dortige Unterkünfte innerhalb der Europäischen Union.

Reguläre Produktbestellungen werden erst nach erfasster Zahlung für den zuständigen Hersteller sichtbar. Dazu gehören insbesondere Teilnehmername, Spielername, Spitzname, Artikel, Größe, Menge und Personalisierung. Hersteller können diese Angaben zur Produktion exportieren. Bei einer späteren Stornierung bleiben bereits freigegebene Positionen mit Stornierungskennzeichnung nachvollziehbar. Unbezahlte Positionen sind nur für Administratoren sichtbar. Die Übermittlung erfolgt zur Abwicklung der bestellten Leistungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise bei mitreisenden Personen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. E-Mail-Benachrichtigungen

Wir versenden transaktionale E-Mails zur Registrierung, Reservierungsbestätigung, Bereitstellung einer Rechnung, Zahlung, Bearbeitung von Supportanfragen und Stornierung. Veranstalter und betroffene Hersteller erhalten die zur Abwicklung erforderlichen Hinweise. Der Versand erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheits- und Statushinweise außerdem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für den E-Mail-Versand wird der SMTP-Dienst von IONOS verwendet. Dabei werden Empfängeradresse, Nachrichteninhalt und technische Zustelldaten verarbeitet. Eine Rechnung wird im geschützten Benutzerbereich bereitgestellt. Diese Benachrichtigungen dienen der Konto- und Auftragsabwicklung, nicht dem Versand eines Werbenewsletters.

7. Supportanfragen und Protokollierung

Bei Änderungs- oder Stornierungsanfragen verarbeiten wir Nachricht, Bearbeitungsstatus, Antwort und beteiligte Benutzer. Sicherheits- und Verwaltungsaktionen werden in einem Audit-Protokoll festgehalten. Dies dient der nachvollziehbaren Vertragsbearbeitung, Fehlerklärung und Missbrauchsabwehr gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

8. Spamschutz

Die Registrierung wird durch serverseitige Ratenbegrenzung, ein für Menschen unsichtbares Kontrollfeld, eine Mindest-Ausfüllzeit und die E-Mail-Bestätigung geschützt. Dabei werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und technische Prüfergebnisse vorübergehend verarbeitet. Es wird kein externer CAPTCHA-Dienst eingesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Cookies und lokale Speicherung

Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für Sitzung, Anmeldung und Schutz vor gefälschten Anfragen. Diese sind für den ausdrücklich gewünschten Portalbetrieb erforderlich. Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies werden derzeit nicht eingesetzt; daher ist aktuell kein Einwilligungsbanner vorgesehen.

Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf technisch notwendige Informationen erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Bereitstellung des Kontos gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zur Absicherung des Portals gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die normale Sitzung läuft nach 120 Minuten Inaktivität ab; eine ausdrücklich gewählte Funktion zum dauerhaften Angemeldetbleiben kann darüber hinaus wirken.

10. Speicherdauer

Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Benutzerkontos gespeichert. Reservierungs-, Rechnungs- und zahlungsbezogene Daten bewahren wir entsprechend gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Pflichten auf. Support- und Sicherheitsdaten werden gelöscht, sobald sie für Bearbeitung, Nachweis oder Missbrauchsabwehr nicht mehr erforderlich sind. Daten können länger gespeichert werden, wenn Ansprüche geltend gemacht werden oder gesetzliche Pflichten dies verlangen.

Maßgeblich sind dabei der Abschluss der Reise beziehungsweise des Auftrags, die Erledigung offener Anfragen, die Erforderlichkeit für die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen und die für die jeweilige Dokumentart geltenden Aufbewahrungspflichten. Eine Stornierung allein löscht daher weder den Vorgang noch seine Rechnungshistorie. Nicht jede Teilnehmerangabe unterliegt automatisch derselben Aufbewahrungspflicht wie eine Rechnung. Löschanliegen können Sie an die oben genannte E-Mail-Adresse richten; aufbewahrungspflichtige Angaben werden nur für die verbleibenden zulässigen Zwecke verarbeitet.

Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung nach technischen Störungen und können frühere Datenstände enthalten. Sie sind nicht Teil des gewöhnlichen Portalzugriffs. Auch bei Sicherungen sind die Erforderlichkeit der Aufbewahrung und bestehende Löschpflichten zu berücksichtigen.

11. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Konto-, Teilnehmer-, Reise- und Rechnungsdaten können wir die Reservierung nicht bearbeiten. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannte Kontaktadresse.

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Die Kenntnisnahme dieser Erklärung ist keine pauschale Einwilligung in zusätzliche Verarbeitungen.

13. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für nichtöffentliche Unternehmen in Bayern ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig.

14. Zusatzbestellungen im Herstellerportal

Berechtigte Hersteller und Administratoren können unabhängig von einer Reisereservierung Zusatzbestellungen erfassen. Hierbei werden Kunde, Auftragsnummer, optionaler Spielername, ausgewählte Produkte und Varianten, Mengen, Preise, Produktionsstatus, Notizen und Erfassungszeitpunkt gespeichert. Diese Angaben erhalten wir von der erfassenden Person. Sie dienen der Zuordnung, Produktion und Bearbeitung des jeweiligen Auftrags. Zugriff und Export sind auf den zugeordneten Hersteller und berechtigte Administratoren beschränkt; eine bezahlte Reisereservierung ist dafür nicht erforderlich.

Zusatzbestellungen sind eigene Kundenaufträge des jeweiligen Herstellers, nicht automatisch Reiseaufträge an Bayerwald Automaten. Der Hersteller ist Ihr Ansprechpartner für seinen Auftrag und die hierfür geltenden eigenen Datenschutzhinweise; er muss auch über die Eingabe seiner Kundendaten in dieses Portal informieren. Bayerwald Automaten stellt die Portalverwaltung bereit. Für die erforderliche Absicherung des Portalbetriebs verarbeiten wir technische Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Fragen zur Verarbeitung im Portal erreichen Sie uns über die oben angegebene Kontaktadresse.

15. Datensicherheit und automatisierte Entscheidungen

Die Übertragung zum Portal erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert; Rechnungen und Bestelldaten sind durch Anmelde- und Berechtigungsprüfungen geschützt. Automatische Preisberechnungen berücksichtigen die gewählten Angebote und gegebenenfalls altersabhängige Regeln. Die Zahlungsbestätigung und administrative Bearbeitung erfolgen durch berechtigte Personen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Portal nicht statt.

16. Externe Links und Änderungen

Externe Informationsseiten werden erst aufgerufen, wenn Sie einen entsprechenden Link anklicken. Für diese Seiten gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Betreibers. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen, Empfänger oder eingesetzte Dienste ändern.

Stand: September 2026